Bạn mới tạo tài khoản TrọHub và muốn đưa dãy trọ lên hệ thống nhanh nhất? Bài này là lộ trình ngắn cho chủ trọ: từ thêm nhà trọ, tạo phòng, nhập khách thuê đến sinh hóa đơn đầu tiên.
1. Tạo nhà trọ đầu tiên
Vào mục Nhà trọ, thêm tên nhà, địa chỉ và thông tin liên hệ. Nếu bạn có nhiều dãy, hãy tạo từng nhà riêng để sau này lọc phòng, hóa đơn và báo cáo rõ ràng hơn.
Mẹo nhỏ: đặt tên theo khu vực hoặc địa chỉ ngắn, ví dụ Nhà trọ Nguyễn Văn Cừ hoặc CHDV Quận 7. Tên này sẽ giúp bạn nhận ra đúng nhà khi chuyển qua lại trên điện thoại.
2. Thêm danh sách phòng
Vào mục Phòng và tạo các phòng đang có. Với mỗi phòng, nhập giá thuê cơ bản, diện tích nếu cần, và trạng thái phòng. Phòng có khách nên được gắn khách thuê ở bước tiếp theo để hóa đơn sinh đúng người nhận.
Nếu nhiều phòng có cùng giá, hãy nhập một giá chuẩn trước. Sau đó bạn có thể sửa riêng từng phòng khi cần.
3. Nhập khách thuê và gửi lời mời
Trong mục Khách thuê, lưu họ tên, số điện thoại, email và giấy tờ nếu cần. Sau đó dùng nút mời khách để khách có thể đăng nhập vào Cổng khách thuê.
Cổng khách thuê giúp khách tự xem hóa đơn, hợp đồng, chỉ số điện nước và thông tin nhà trọ. Chủ trọ giảm bớt tin nhắn hỏi lại mỗi tháng.
4. Cấu hình giá dịch vụ và tài khoản nhận tiền
Vào Cấu hình để nhập đơn giá điện, nước, internet, rác và các khoản phụ thu. Nếu muốn thu tiền bằng VietQR, thêm tài khoản ngân hàng để TrọHub tạo mã QR trên từng hóa đơn.
Khi có VietQR, khách mở hóa đơn là thấy sẵn số tiền và nội dung chuyển khoản. Chủ trọ dễ đối soát hơn so với việc nhận chuyển khoản tự do.
5. Chốt sổ và sinh hóa đơn đầu tiên
Đến cuối kỳ, mở Chốt sổ và lập hóa đơn. Đi từng phòng, nhập chỉ số điện nước mới, kiểm tra phần xem lại rồi gửi hóa đơn cho khách.
Bạn nên sinh thử một hóa đơn cho chính mình trước, mở link công khai và kiểm tra nội dung. Khi mọi thứ đúng, gửi hàng loạt cho cả dãy.
Checklist nhanh cho chủ trọ
- Đã tạo nhà trọ và các phòng đang hoạt động.
- Đã nhập khách thuê chính cho từng phòng.
- Đã kiểm tra đơn giá điện nước và phí hàng tháng.
- Đã thêm tài khoản VietQR nếu muốn khách quét mã thanh toán.
- Đã sinh thử một hóa đơn và mở link kiểm tra.
TrọHub được thiết kế để chủ trọ nhỏ cũng dùng được ngay, không cần file Excel phức tạp. Làm đúng 5 bước trên là bạn đã có nền quản lý ổn định cho tháng đầu tiên.