Chốt số điện nước là việc dễ sai nhất trong vận hành nhà trọ. TrọHub gom quy trình này thành một luồng rõ ràng để chủ trọ nhập chỉ số, kiểm tra tiền và gửi hóa đơn cho khách mà không phải cộng tay.
Vì sao nên chốt theo một kỳ cố định
Hãy chọn một ngày chốt cố định, ví dụ ngày 28 hoặc ngày cuối tháng. Khi kỳ chốt ổn định, khách thuê dễ nhớ lịch thanh toán và báo cáo doanh thu của chủ trọ cũng sạch hơn.
Trong TrọHub, hóa đơn được gắn theo kỳ tháng. Bạn có thể lọc hóa đơn theo kỳ để biết phòng nào đã thu, phòng nào còn nợ và phòng nào quá hạn.
Bước 1: Kiểm tra đơn giá trước khi chốt
Trước khi nhập chỉ số, vào Cấu hình để kiểm tra:
- Đơn giá điện.
- Đơn giá nước hoặc cách tính theo người.
- Phí internet, rác, giữ xe và phí khác.
- Ngày đến hạn thanh toán.
Nếu đơn giá đang bằng 0, hóa đơn có thể thiếu dòng tiền điện hoặc nước. Kiểm tra trước giúp tránh phải hủy và sinh lại hóa đơn.
Bước 2: Nhập chỉ số từng phòng
Mở Chốt sổ và lập hóa đơn, đi từng phòng để nhập số điện nước mới. Với phòng thu khoán trọn gói, bạn có thể bỏ qua chỉ số nếu cấu hình không tính theo số.
Nên nhập ngay tại đồng hồ để tránh ghi nhầm. Nếu có ảnh chốt số, hãy lưu cùng lần nhập để khách thuê có bằng chứng đối chiếu trong Cổng khách thuê.
Bước 3: Xem lại trước khi gửi
Màn xem lại cho biết phòng nào đủ dữ liệu để sinh hóa đơn, phòng nào còn thiếu chỉ số. Chỉ gửi khi tiền thuê, điện, nước và phí phụ đã đúng.
Nếu hóa đơn kỳ này đã gửi rồi, sửa chỉ số sau đó sẽ không tự thay đổi hóa đơn cũ. Cách an toàn là hủy hóa đơn sai và sinh lại.
Bước 4: Gửi hóa đơn và theo dõi công nợ
Sau khi gửi, hóa đơn chuyển sang danh sách Hóa đơn. Chủ trọ có thể lấy link gửi Zalo, gửi email hoặc mở chi tiết để ghi nhận thanh toán.
Với VietQR và đối soát tự động, khách chuyển đúng nội dung thì hóa đơn có thể được gạch nợ ngay khi tiền về. Chủ trọ không phải dò từng giao dịch ngân hàng bằng tay.
Mẹo giảm tranh cãi với khách thuê
- Chốt số cùng ngày mỗi tháng.
- Lưu ảnh đồng hồ khi có thể.
- Gửi hóa đơn sớm, trước hạn vài ngày.
- Dùng link hóa đơn công khai để khách xem chi tiết mà không cần hỏi lại.
- Khuyến khích khách bật thông báo trong Cổng khách thuê.
Một quy trình chốt số rõ ràng giúp chủ trọ thu tiền nhanh hơn và khách thuê cảm thấy minh bạch hơn.