Mỗi tháng bạn vẫn chụp màn hình hóa đơn rồi nhắn từng khách qua Zalo? TrọHub gửi giúp bạn: khách nhận đầy đủ chi tiết tiền phòng kèm mã VietQR điền sẵn số tiền và nội dung chuyển khoản — ngay trong khung chat Zalo. Bài này hướng dẫn bật tính năng, và nếu muốn khách thấy đúng tên thương hiệu của mình, cách tạo và kết nối bot Zalo riêng.
Bot hệ thống và bot riêng — khác gì nhau?
Mặc định, TrọHub đã có sẵn bot hệ thống (Bot TrọHub). Bạn không cần cấu hình gì vẫn gửi được hóa đơn qua Zalo ngay — khách nhận tin từ tài khoản "Bot TrọHub".
Nếu muốn khách thấy đúng tên thương hiệu của bạn khi nhận hóa đơn (ví dụ "Bot Nhà Trọ Minh Anh") thay vì tên chung, hãy kết nối bot Zalo riêng. Tính năng bot riêng nằm trong gói Pro.
Nếu bạn chỉ mới bắt đầu, cứ dùng bot hệ thống cho nhanh. Khi nào muốn chuyên nghiệp hơn thì quay lại làm các bước tạo và kết nối bot bên dưới — mọi liên kết của khách vẫn giữ nguyên.
Bước 1: Tạo bot Zalo của bạn
Bot Zalo được tạo qua chính ứng dụng Zalo, miễn phí:
- Mở Zalo, tìm Official Account tên Zalo Bot Manager.
- Trong khung chat, chọn menu Tạo bot để mở ứng dụng Zalo Bot Creator.
- Đặt tên bot — bắt buộc bắt đầu bằng chữ "Bot", ví dụ Bot Nhà Trọ Minh Anh. Điền các thông tin còn lại rồi bấm Tạo Bot.
- Hệ thống gửi cho bạn một tin nhắn kèm token của bot. Đây là chìa khóa điều khiển bot — giữ kín, đừng chia sẻ cho người khác.
Tham khảo hướng dẫn tạo bot chi tiết từ Zalo tại tài liệu Zalo Bot.
Bước 2: Kết nối bot vào TrọHub
Mở TrọHub, vào Cấu hình → tab Zalo. Dán Access token OA Zalo vừa nhận vào ô, rồi bấm Kết nối bot riêng.
Token chỉ dùng để xác minh và không được lưu nguyên văn — TrọHub mã hóa trước khi cất. Sau khi kết nối, bot bắt đầu hoạt động trong khoảng một phút. Từ lúc này, mọi hóa đơn gửi qua Zalo sẽ đến từ bot mang tên của bạn.
Bước 3: Gửi lời mời liên kết Zalo cho khách
Để khách nhận được hóa đơn, mỗi người cần liên kết Zalo một lần. Vào Khách thuê, mở một khách, sang tab Kết nối, ở mục Zalo Bot bấm Gửi link (Zalo/SMS).
TrọHub tạo một liên kết mời có hạn 7 ngày. Bạn bấm Copy link rồi gửi cho khách qua Zalo, SMS hay bất kỳ kênh nào.
Bước 4: Khách mở link và liên kết bot
Khách mở link sẽ thấy trang mời gọn gàng: mã QR để quét, nút Mở Bot TrọHub trên Zalo, và sẵn một tin nhắn mẫu để gửi cho bot.
Khách chỉ cần gửi cho bot tin nhắn dạng: tên, mã liên kết và số điện thoại. Trong đó chỉ mã liên kết là bắt buộc — tên và số điện thoại có thể bỏ trống hoặc bổ sung sau. Bot trả lời "Đã liên kết Zalo cho ..." là xong; từ đó hóa đơn sẽ về thẳng khung chat này.
Bước 5: Gửi hóa đơn — khách nhận VietQR ngay trong Zalo
Khi đã liên kết, việc gửi hóa đơn chỉ còn một cú bấm. Vào Hóa đơn, chọn hóa đơn cần gửi và bấm Gửi.
Khách nhận một tin nhắn liệt kê đầy đủ các khoản — tiền phòng, điện, nước, internet — kèm tổng cộng và hạn thanh toán. Nếu bạn đã cấu hình tài khoản ngân hàng và hóa đơn còn nợ, đính kèm là ảnh mã VietQR điền sẵn số tiền và nội dung chuyển khoản, khách quét là chuyển đúng, khỏi gõ tay.
Khách cũng có thể gửi ảnh biên lai chuyển khoản ngay trong khung chat; TrọHub đọc biên lai và tự đối soát, đánh dấu hóa đơn đã thanh toán khi khớp số tiền và nội dung.
Bước 6: Khách nhận mã VietQR ngay trong Zalo
Đây là tin nhắn khách thấy trong Zalo — mã VietQR đã điền sẵn số tiền và nội dung chuyển khoản, kèm chi tiết từng khoản. Khách chỉ cần mở app ngân hàng, quét mã là chuyển đúng, không phải gõ tay.
Vậy là xong — từ tạo bot đến lúc khách thanh toán, tất cả gói gọn trong Zalo. Bắt đầu ngay trong mục Cấu hình → Zalo trên TrọHub.