Nhập sai chỉ số điện nước là lỗi nhỏ nhưng hậu quả không nhỏ: khách thuê nhận hóa đơn sai, chủ trọ phải giải thích, hủy hóa đơn và làm lại từ đầu. TrọHub thêm tính năng chụp ảnh đồng hồ trực tiếp trong bước chốt số — AI đọc chỉ số từ ảnh và điền vào ô số tự động. Bài này hướng dẫn cách dùng tính năng đó đúng cách.
Tại sao chụp ảnh thay vì gõ số tay
Khi đi vòng nhà trọ cuối tháng, chủ trọ thường đọc số đồng hồ rồi gõ vào điện thoại hoặc ghi vào sổ để nhập sau. Hai lần chuyển dữ liệu là hai lần có thể nhầm: nhầm khi đọc, nhầm khi gõ. Với dãy 10-20 phòng, xác suất sai ít nhất một phòng là khá cao.
Chụp ảnh giải quyết cả hai điểm đó. Ảnh được xử lý bằng AI để trích xuất chỉ số ngay lập tức, còn bản thân ảnh được lưu lại làm bằng chứng — khách thuê có thể mở Cổng khách thuê để xem ảnh đồng hồ kỳ đó bất cứ lúc nào.
Cách chụp trong màn hình Chốt sổ tháng
Vào mục Chốt sổ và lập hóa đơn, chọn tháng cần chốt. Mỗi dòng phòng có hai ô nhập — điện cũ/mới và nước cũ/mới — cùng một biểu tượng camera ở cột cuối.
Bấm vào biểu tượng camera của phòng cần chốt. Điện thoại mở camera hoặc cho phép chọn ảnh từ thư viện. Sau khi chụp hoặc chọn ảnh, TrọHub gửi ảnh lên và trả về chỉ số đọc được — số đó sẽ tự điền vào ô "Mới" tương ứng.
Bạn vẫn cần kiểm tra lại số được điền trước khi tiếp tục. Nếu OCR đọc sai (ảnh mờ hoặc góc chụp không chuẩn), sửa tay vào ô rồi giữ ảnh làm tài liệu đính kèm.
Chụp thế nào để AI đọc đúng
Không cần máy ảnh xịn — camera điện thoại thường ngày là đủ — nhưng có vài điều ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác:
Ánh sáng: Chụp ban ngày hoặc dưới đèn đủ sáng. Tránh chụp ngược sáng hoặc dưới ánh đèn vàng yếu. Nếu đồng hồ ở góc tối, bật đèn flash.
Góc chụp: Giữ điện thoại thẳng, vuông góc với mặt đồng hồ. Chụp nghiêng làm các chữ số bị biến dạng và OCR dễ đọc nhầm.
Khoảng cách: Chụp đủ gần để các con số lấp đầy khoảng 60-70% khung hình. Quá xa thì số nhỏ, quá gần thì mất viền đồng hồ — cả hai đều giảm độ chính xác.
Phần cần chụp: Chỉ cần phần hiển thị số — không cần chụp cả hộp đồng hồ. Nếu đồng hồ điện và đồng hồ nước gắn cạnh nhau, chụp từng cái riêng để tránh nhầm số.
Khách thuê thấy gì trong Cổng khách thuê
Khi chủ trọ đã chốt số và ảnh được lưu, khách mở Cổng khách thuê vào tab Điện nước sẽ thấy bảng lịch sử theo kỳ: chỉ số cũ, chỉ số mới, lượng tiêu thụ và — nếu có ảnh — cột ảnh chốt số ở ngoài cùng.
Điều này loại bỏ phần lớn tranh cãi về tiền điện nước. Thay vì khách phải tin vào con số chủ trọ nhập, họ có thể tự đối chiếu ảnh. Nếu có sai sót, phát hiện sớm hơn nhiều so với khi hóa đơn đã gửi.
Ảnh lưu ở đâu và có mất không
Ảnh được lưu cùng dữ liệu chốt số trong hệ thống TrọHub. Khi bạn chốt lại kỳ sau, ảnh kỳ cũ vẫn còn trong lịch sử. Khách thuê và chủ trọ đều xem được từ thiết bị của mình, không cần gửi ảnh qua Zalo hay email.
Nếu đã chụp ảnh nhưng chưa chốt số (chưa bấm "Tiếp tục — review"), ảnh chưa được lưu vào hệ thống. Hãy hoàn thành bước review và gửi hóa đơn để mọi dữ liệu được ghi nhận đầy đủ.
So sánh nhập tay và chụp ảnh
| Nhập tay | Chụp ảnh + OCR | |
|---|---|---|
| Thời gian mỗi phòng | ~30 giây | ~20 giây |
| Rủi ro nhầm số | Có | Thấp hơn (AI đọc + bạn xác nhận) |
| Bằng chứng cho khách | Không có | Ảnh lưu sẵn |
| Xử lý khi khách phản hồi | Phải nhớ lại hoặc tra sổ | Mở ảnh trong hệ thống |
Tính năng OCR không thay thế hoàn toàn việc kiểm tra lại — bạn vẫn nên nhìn qua số đã điền trước khi sang phòng tiếp. Nhưng nó giảm đáng kể thao tác và tạo ra một bản ghi minh bạch mà cả chủ trọ lẫn khách thuê đều tin được.
Nếu đang dùng TrọHub và chưa thử tính năng chụp ảnh, kỳ chốt số tháng này là thời điểm tốt để bắt đầu.