Hợp đồng thuê phòng trọ không cần công chứng, nhưng cần đủ điều khoản để bảo vệ cả hai bên khi có tranh chấp. Dưới đây là các mục nên có, kèm gợi ý cách viết cho từng mục.
Thông tin các bên
- Họ tên, số CCCD, địa chỉ thường trú của chủ trọ và người thuê
- Địa chỉ phòng trọ cho thuê, số phòng
Thời hạn và tiền thuê
- Thời hạn hợp đồng (thường 6-12 tháng), ngày bắt đầu
- Tiền thuê/tháng, ngày thu tiền hàng tháng (ví dụ: trước ngày 5 mỗi tháng)
- Hình thức thanh toán: tiền mặt hay chuyển khoản — nên ghi rõ số tài khoản nếu chuyển khoản để tránh nhầm lẫn nội dung
Tiền cọc
- Số tiền cọc (thường 1-2 tháng tiền thuê)
- Điều kiện hoàn cọc: hoàn đủ nếu phòng còn nguyên trạng, trừ hư hỏng nếu có
- Thời gian hoàn cọc sau khi trả phòng (ví dụ: trong vòng 7 ngày)
Điện, nước, dịch vụ khác
- Cách tính tiền điện, nước (khoán hay theo số công tơ — xem chi tiết cách chọn tại Cách tính tiền điện nước cho người thuê trọ đúng cách)
- Đơn giá cụ thể cho từng dịch vụ
- Phí gửi xe, internet, rác nếu có, và có tính riêng hay gộp vào tiền thuê
Quy định sử dụng phòng
- Số người ở tối đa
- Có được nuôi thú cưng, nấu ăn trong phòng không
- Giờ giấc ra vào (nếu nhà trọ có quy định giờ đóng cổng)
- Trách nhiệm sửa chữa: hư hỏng do sử dụng bình thường vs hư hỏng do lỗi người thuê
Điều khoản chấm dứt hợp đồng
- Thời gian báo trước khi một trong hai bên muốn chấm dứt hợp đồng sớm (thường 30 ngày)
- Điều kiện phạt cọc nếu người thuê rời đi mà không báo trước
- Điều kiện chủ trọ được đơn phương chấm dứt (chậm trả tiền quá X ngày, vi phạm quy định nhà trọ)
Đăng ký tạm trú
Theo quy định hiện hành, người thuê trọ cần đăng ký tạm trú qua VNeID hoặc công an khu vực trong vòng vài ngày kể từ khi chuyển đến. Nên ghi rõ trong hợp đồng ai chịu trách nhiệm chuẩn bị giấy tờ, thời hạn thực hiện. Xem hướng dẫn chi tiết tại Cách đăng ký tạm trú trên VNeID 2026.
Chữ ký hai bên
Hợp đồng nên lập thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản, ký ghi rõ họ tên. Không bắt buộc công chứng với hợp đồng thuê nhà ở dưới 6 tháng, nhưng công chứng giúp tăng giá trị pháp lý nếu có tranh chấp lớn.
Quản lý nhiều hợp đồng, nhiều phòng bằng giấy hoặc Excel dễ thất lạc khi cần tra cứu lại điều khoản cũ. TrọHub lưu thông tin hợp đồng, tiền cọc, và lịch sử thanh toán từng khách thuê ở một nơi — xem cách bắt đầu tại Thêm khách thuê và gán vào phòng.